Nem ismerek olyan vállalkozót, aki egyes egyedül dolgozva a vállalkozásában lett igazán sikeres. Sikeres alatt most azt értem, hogy megőrizve a szabadidő és munka egyensúlyát, kényelmes megélhetést biztosít magának.
Az egyéni vállalkozás sem azt jelenti, hogy mindent egyedül kell csinálnod. Sőt! Valószínű, hogy nem értesz minden területhez olyan magas szinten, mint a saját szakmádhoz. Akkor mi a megoldás?
A kiszervezés. De kinek? Egy virtuális asszisztensnek (VA) vagy mesterséges intelligenciának (AI)?
Szeretnék segíteni átgondolni a lehetőségeidet, így összegyűjtöttem néhány szempontot, amit segíthet a döntés meghozatalában.
Mit szeretnél pontosan kiszervezni?
Mindegy, hogy csak adminisztrációban, csak ügyfélszolgálati teendőkben van szükséged támogatásra vagy több különböző területen, egy VA és az AI (mesterséges intelligencia) is segítségedre lehet.
Egy virtuális asszisztens előnye, hogy kreatív és átlátja az összefüggéseket, személyre szabott döntéseket hoz, illetve anélkül is cselekszik, hogy direktben megkérnéd. Meglátja a problémát és megoldja. Nem kell neki parancsot adnod. (Szerencsére.)
Tehát egy VA azokban a feladatokban erős, amelyeket nem tudsz vagy nem akarsz teljes mértékben automatizálni. Azokban, ahol más emberekkel, munkatársakkal kell egyeztetni, például árajánlatot bekérni, alkalmazottak adatait kezelni, szerződéseket iktatni, archiválni, könyvelővel kapcsolatot tartani vagy éppen panaszt kezelni.
Az AI programok, appok ezzel szemben azokhoz a folyamatokhoz ideálisak, amelyeket mindig ugyanúgy kell elvégezni, például ilyen egy időpontfoglaló rendszer vagy a chatbotok és az olyan programok, amik automatikus választ adnak az ügyfelek gyakori kérdéseire.
Mennyi pénzt tudsz rászánni?
A virtuális asszisztensek óradíjban vagy projektalapon dolgoznak. Esetleg havi fix árban, ha állandó feladatokról és ügyfelekről van szó, és az árak nagyban függnek a szakértelemtől és tapasztalattól.
Az AI eszközök általában előfizetéses rendszerben működnek, de gyakran az alap verziójuk ingyenesen is elérhető. A komolyabb, összetettebb programokért, például egy AI alapú ügyfélkezelő rendszerért vagy prémium szolgáltatásokért már mélyebben a zsebünkbe kell nyúlni.
Egyébként sok VA már rendelkezik ezekkel a programokkal, főleg ha specializálódtak egy területre. Ha több ügyfelének is hasonló feladatokban segít, megéri neki a havi vagy éves előfizetés. Erre érdemes rákérdezned, mert így komoly éves díjakat spórolhatsz meg. Az sem mellékes, hogy a program használatát sem kell megtanulnod.
Szükséged van rugalmasságra?
Egy VA gyorsan alkalmazkodik az elvárásaidhoz és a vállalkozásod stílusához. Mivel ember, így meg tudod vele beszélni a munkádat érintő kérdéseket. Emberi kapcsolatokkal rendelkezik, vagyis rajta keresztül még több szakmai kapcsolatot tudsz kialakítani. A kommunikációt és a problémamegoldást is személyre tudja szabni. Azaz a leendő vagy már meglévő ügyfeled a kérdéseire nem egy sablonválaszt kap, hanem valódi emberi reakciót.
Az AI eszközök pedig azért rugalmasak, mert 24/7-ben elérhetők, és nem kell sem éves-, sem betegszabadsággal számolni.
Adatbiztonság
Ha nem szeretnél érzékeny adatokat egy szoftverre bízni, akkor egy VA diszkréciója és emberi gondolkodása jobb választás lesz számodra. A szerződése tartalmazza a titoktartási nyilatkozatot, míg egy szoftver esetében pontosan utána kell olvasnod, hogy milyen adatkezelési irányelveket tartanak be. Bizonyos iparágakban (pl. jog, pénzügy, egészségügy) kifejezetten előírás lehet, hogy az ügyféladatokat csak ember kezelheti, nem egy mesterséges intelligencia.
Ha a kiszervezendő feladataid többsége nem automatizálható teljes mértékben, akkor egy virtuális asszisztens még mindig az egyik legjobb megoldás. Egy VA nemcsak elvégzi a rábízott munkát, hanem gondolkodik, alkalmazkodik, és személyre szabott támogatást nyújt. Egy megbízható hátország, aki képes átlátni területeket és meglátni olyan összefüggéseket a vállalkozásod vezetésében, amely anyagi előnyökkel járhat számodra.
Nem kell újabb szoftverek használatát megtanulnod, nincsenek előfizetési díjak vagy technikai bonyodalmak, csak egy megbízható szakember, aki segít rendszert és hatékonyságot vinni a vállalkozásodba.
Ha úgy érzed, elérkeztél arra a pontra, ahol egyedül már túl sok a feladat, írj nekem, és beszéljük meg a részleteket!
