Mennyi munkát tud elvégezni egy virtuális asszisztens egy nap?
Reggel 8 óra. Leülsz egy kávéval a géped elé. 15 olvasatlan e-mail vár, két szerződést el kell küldened, a to do listád is várakozóan mered rád; és még el sem kezdődött a nap.
Most képzeld el, hogy mindez már el van intézve, csak átnézed, hogy aznap melyik ügyfeledhez kapcsolódó feladatokkal szeretnél haladni. Átolvasod az asszisztensed által már előválogatott e-maileket, fél óra alatt válaszolsz is mindenre, amire szerettél volna.
Abban megegyezhetünk, hogy a második opció egy lényegesen kellemesebb és nyugodtabb napkezdés, mégis a vállalkozók nagy része nehezen tudja elképzelni, hogy miben tudna neki segíteni egy virtuális asszisztens.
Sokan gondolják úgy, hogy inkább gyorsan megcsinálják azt a kis adminisztrációt, hamarabb megvannak vele, mintha valakinek el kellene magyarázni az egészet. A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy amint ténylegesen szembesülsz azzal, hogy mennyi mindennel foglalkozol, mennyi úgynevezett láthatatlan feladat szívja el a kreatív energiádat, egyértelmű lesz, hogy milyen nagy segítség lehet egy asszisztens.
Ezért ha azon gondolkodsz, hogy kiszervezel néhány feladatot, ne az alapján számolj, hogy neked mennyi időbe telik megcsinálni az adott munkát, mert szinte biztos, hogy egy jó asszisztens gyorsabban és strukturáltabban teszi azt meg.
Hogy szemléltessem, megmutatom, hogyan épül fel egy munkanapom, mi mindent el tudok végezni egy nap alatt.
Úgy gondolom, ha bepillanthatsz a kulisszák mögé, az segít hogy világosabban lásd a saját feladataidat és azt is, mit érdemes kiszervezned.
És nem, nálam nem a mosás és a főzés között „csináljuk meg gyorsan” munkamódszerrel fogsz találkozni.
Már csak azért sem, mert több mint egy éve saját irodát bérelek, nem messze az otthonunktól. Ez volt az egyik legjobb üzleti döntésem, mert rengeteget segít, hogy fizikailag szét tudom választani a munkámat és a magánéletemet.
Nézzük is, hogyan tartok mindent kézben!
Idősávok, priorizálás és rendszerek
Ez a triumvirátus adja a biztos alapot ahhoz, hogy minden időben elkészüljön és folyamatosan átlássam a feladataimat.
Leggyakrabban az Asana rendszert használom, ami azért szerencsés, mert senkinek semmit nem kell fejben tartania. Az ügyfeleimnek nem kell azon gondolkodniuk, hogy szóltak-e már egy feladat miatt, elküldték-e a szükséges információt, én pedig látom mindig pontosan, hogy mit és mikorra kell elvégeznem. Így semmi nem marad el, mivel e-mailben jönnek az emlékeztetők.
Külön kezelem a napi szintű és a heti vagy havi szintű ügyfeleim feladatait. Akikkel minden nap együtt dolgozom, neki fix idősávokat foglaltam le a napomban. Ez egyébként természetesen is adta magát, mert az egyik megbízóm számára telefonos ügyfélszolgálati feladatokat is ellátok, és előre megadott időben kell rendelkezésre állnom.
De ilyenkor sem csak ülök, és várom a bejövő hívásokat és e-maileket, hanem közben feldolgozom az általa adott többi feladatot is.
Így néz ki egy VA napja
Reggel kezdéskor belépek az első ügyfelem e-mailjeibe, megválaszolom a megválaszolandó leveleket és archiválom a már nem aktuális e-maileket. Minden, amivel az ügyfelemnek tennivalója van, marad a bejövő levelek mappában.
Ezután frissítem a táblázatok adatait, például felviszem az új ügyfeleket, kitöltöm a költségeket tartalmazó excelt, vezetem a kampányeredményeket, vagy előkészítem a hónap végi riportokat.
Intézem az ügyfélkapus feladatokat is, letöltöm a hivatalos dokumentumokat, továbbítom a könyvelőnek, rendszerezem az adózással kapcsolatos iratokat. Mindezzel nagyjából fél-egy óra alatt megvagyok.
Ezután jön a már említett ügyfelem, akinek a telefonos és e-mailes folyamatos rendelkezésre állás mellett az e-mailben érkező feladatait is sorban elvégzem, ezért az ő idősávja hosszabb, kb. 2-3 óra.
Egy délelőtt alatt legalább két ügyfelem napi adminisztrációját elvégzem. Ebből is látszik, hogy a legtöbb vállalkozásnak nincs is szükség teljes állású asszisztensre, bár ez természetesen függ a cég méretétől.
Miután elkészültem minden napi szintű feladattal, elmegyek ebédelni, majd kicsit sétálni, friss levegőt szívni. Van, hogy a kettőt kombinálom és a közeli parkban eszem.
Délután kerülnek sorra a nem napi szintű feladatok, és (a második kávém is) minden fontos, de nem sürgős pont a listámról. Például a folyó kampányok eredményét összesítem, összeállítok egy e-bookot vagy feltöltöm és időzítem a közösségi média posztokat.
Heti szintű munkát igényel az egyik cégtulajdonos ügyfelem adminisztrációja. Neki folyamatosan gyűjtöm, rendszerezem a számláit, és továbbítom a könyvelőjének. Vezetem az alkalmazottak beteg- és éves szabadságát, és összeállítom, elküldöm, majd archiválom a szerződéseket is.
Az ügyfélmunkák mellett pedig a saját vállalkozásomhoz kapcsolódó feladatokat is ekkor csinálom meg.
Ahogy kicsöngetnek a gyerekek iskolájában, nekem is lejár a munkaidőm. Lecsukom a laptopomat, bezárom az irodát, és ezzel a munkát is otthagyom. A délután és az este pedig a családomé.
Egy munkanapomba négy vagy öt ügyfél munkája is belefér köszönhetően a rendszernek, amit kialakítottam. Senki nem érzi úgy, hogy csak egy ügyfél, mindenkinek a számára kijelölt sávban a maximális figyelmemet tudom adni.
