Nem tudom, nálad milyen a december, de nem lepődnék meg, ha nyakig úsznál a munkában, az ajándékok beszerzésében, menütervezésben, esetleg céges vacsorák szervezésében.
Miközben igyekszel mindent kézben tartani, elintézni, megvenni, megfőzni, becsomagolni, feldíszíteni, lehet, valakiről elfeledkezel.
Arról, aki mindent kézben tart: saját magadról.
Mi lenne, ha idén máshogy lenne?
Adj magadnak egy igazán értékes ajándékot: időt és nyugalmat! Tölts minőségi időt a szeretteiddel, és legyen az év vége számodra is pihenés.
Amikor magadat helyezed az első helyre, azzal nemcsak te nyersz, hanem mindenki, akivel dolgozol vagy akit szeretsz. Akkor tudsz másokat támogatni, ha te jól vagy.
Ezért összegyűjtöttem, hogyan segíthet egy virtuális asszisztens abban, hogy levegőhöz juss, és könnyebben menedzseld mindennapjaidat, nemcsak most, hanem az egész következő évben.
Mielőtt rátérek a részletekre, először tisztázzuk, hogy:
Ki az a virtuális asszisztens (VA) és mit csinál?
A virtuális asszisztens egy szakember, aki online tartja a kapcsolatot az ügyfeleivel, és leggyakrabban az időigényes, ismétlődő feladatokat veszi le a vállukról. Így a megbízójuk több időt fordíthat a vállalkozása fejlesztésére vagy az ügyfeleivel való munkára. Ahogy a nevében is benne van, asszisztens, tehát asszisztensi feladatokat lát el, de nem alkalmazottként, hanem önálló vállalkozóként dolgozik. Az együttműködés általában projektalapon vagy óradíjban zajlik, így a munkáját költségként lehet elszámolni.
Miben tud egy VA segíteni?
Virtuális asszisztens szolgáltatások
Elsősorban az adminisztratív feladatokban, de tudom, ez nagyon tág fogalom, és rengeteg mindent foglalhat magában. A klasszikus asszisztensi feladatok mellett vannak olyan VA-k, akik specializálódnak, és projektmenedzserkért is tudják a vállalkozásokat támogatni. Akár értenek az értékesítési tölcsérek felépítéséhez vagy dizájn feladatokban is tudnak segíteni. Nincs két egyforma vállalkozás, így a feladatok sem ugyanazok. Ezért, hogy jobban érthető legyen, konkrét példákon keresztül mutatom meg, pontosan hol és hogyan tud egy virtuális asszisztens segíteni neked.
Tegyük fel, hogy egy:
Marketingtanácsadó vagy, és szeretnéd alaposan megismerni a konkurenciádat.
A virtuális asszisztens:
- összegyűjti az árakat több weboldalról
- strukturált táblázatot készít az adatokból
- kigyűjti a versenytársak előnyeit és hátrányait
- információt kutat a célcsoportról
- rendszerezi a termék- és szolgáltatáspalettájukat
Szabadúszó webdizájner vagy, és gondot okoz, hogy a pénzügyeidet átláthatóan kezeld.
A virtuális asszisztens:
- összegyűjti az árakat több weboldalról
- strukturált táblázatot készít az adatokból
- kigyűjti a versenytársak előnyeit és hátrányait
- információt kutat a célcsoportról
rendszerezi a termék- és szolgáltatáspalettájukat
Ügyvédi irodát vezetsz és a dokumentumok rendszerezéséhez keresel segítséget.
A virtuális asszisztens (ha van lehetőség arra, hogy személyesen jelenjen meg az irodában):
- digitalizálja a fizikai dokumentumokat
- kereshető pdf-archívumokat hoz létre
- kialakít egy irattár rendszert
- biztonsági mentéseket készít az üzleti dokumentumokról és rendszerezi őket.
Cégvezető vagy, és nincs már kapacitásod az e-mailjeidre.
A virtuális asszisztens:
- fontossági sorrendbe rendezi az e-maileket és kiemeli a sürgős feladatokat
- sablonválaszokat ír és elmenti piszkozatként
- kérdéseket, kéréseket, megkereséseket a megbeszéltek alapján kezel
- archiválja az e-maileket kategóriák szerint
- leiratkozik a már nem olvasott hírlevelekről
Népszerű és elfoglalt ingatlanügynök vagy, sok érdeklődővel.
A virtuális asszisztens:
- lefoglalja a naptáradban az ügyféltalálkozókat
- koordinálja az ingatlanbemutatókat
- összeállítja az infóbrosúrát
- szerződéseket állít össze, kiküldi az ügyfeleknek
- elkészíti a számlákat, és a könyvelőd számára is összegyűjti
Egy konferenciát szeretnél szervezni.
A virtuális asszisztens:
- felkutatja, a lehetséges helyszíneket
- táblázatba rendezi a legfontosabb tudnivalókat (ár, befogadóképesség, helyszín)
- árajánlatot kér be catering cégektől
- kezeli a résztvevők regisztrációját
- meghívókat küld az előadóknak
A fent felsorolt feladatok csak példák, hiszen minden vállalkozás más. Ami azonban közös mindenkinél, hogy ezek mind időigényesek. Ezért ha már nincsen rájuk kapacitásod, de nem alkalmaznál teljes vagy részmunkaidős asszisztenst, akkor egy virtuális asszisztens tökéletes segítséget tud nyújtani.
Ha úgy érzed, eljött az ideje, hogy segítséget kérj a feladataid kiszervezéséhez, akkor először gondold át, mit szeretnél delegálni. Az alábbi cikkben tippeket adok hozzá.
Olvasd el, hogy magabiztosan hozd meg ezt a döntést!
Ne feledd, hogy a hosszú távú sikerhez időnként segítséget kell kérni.
Egy VA segítségével időt és energiát takaríthatsz meg, miközben a növekedésre, a céljaidra és a szeretteiddel töltött minőségi időre tudsz koncentrálni.
Beszéljünk a részletekről még idén, egy ingyenes hívás keretében!
