A vállalkozásod kezdeti fázisában természetes, hogy az összes kalapot te viseled, vagyis minden feladatot magadra vállalsz. Írod a posztjaidat, grafikát szerkesztesz, válaszolsz az e-mailjeidre, tartod a kapcsolatot az ügyfeleiddel, számlázol, kimutatásokat készítesz és tervezel.
Ám ahogy egyre több ügyfeled, megbízásod lesz, a munkaidődet végre a munkádra tudod fordítani, arra, amit igazán szeretsz csinálni. Egyértelmű, hogy akkor ezzel fordított arányosan csökken az az idő, amelyet az adminisztrációval tudsz vagy szeretnél tölteni.
Így a legtöbb vállalkozás életében eljön a pillanat, amikor a fejlődés és a hatékonyság érdekében külső segítséget kell bevonniuk.
Milyen típusú vállalkozásoknak van szükségük külső segítségre?
Az iparágad és a vállalkozásod formája jelentős szerepet játszik abban, hogy mikor és miért érdemes fontolóra venned a kiszervezést.
Ha webáruházat üzemeltetsz, akkor hamar túlnőhet rajtad a az ügyfélszolgálat, a rendelések kezelése, a készletgazdálkodás vagy a szállítással kapcsolatos feladatok kezelése.
Jogi iroda, orvosi rendelők vagy ügynökség üzemeltetőjeként annyi feladattal kell szembenézned, mint például a beteg- vagy ügyféladminisztráció, az időpont-egyeztetés, nyilvántartások kezelése, hogy már az induláskor szükséged lesz segítségre.
Egyéni vállalkozóként egy ideig képes leszel ellátni minden feladatot, de ahogy növekszel, egyre több ügyfeled lesz, úgy lesz kevesebb időd a háttérmunkákra.
Az egész napos pörgés után meg nem a jól megérdemelt pihenés vár, hanem a könyvelőd e-mailje, mert valami papír hiányzik; a kiküldendő számlák megírása vagy az érdeklődő levelekre történő válaszadás.
Honnan tudod, hogy eljött az ideje a kiszervezésnek?
Soha nem érsz a listád végére
Az egyik biztos jel, amikor úgy érzed, hogy már nincs időd egy feladatra.
Nekem ilyen volt a tartalomgyártás. Lassan egy éve kértem ebben segítséget, mert tudom, ha nekem kell a saját oldalamra posztolnom, akkor rólam senki nem fog egy hangot sem hallani.
Mióta kiszerveztem, annyi a feladatom, hogy ellenőrzöm és jóváhagyom a megírt anyagokat, és az elkészült képeket. Sem időt nem kell rá fordítanom, és nem is lebeg a fejem felett, mint elvégzendő feladat.
Robotpilóta üzemmód
A másik lehetőség, ha sikerült annyira automatizálnod a feladatot, hogy könnyen átadható egy asszisztensnek, és nem szükséges, hogy személyesen foglalkozz vele.
Tipikusan ilyen a dolgozók munkaidejének nyilvántartása, bérszámfejtési adatok kezelése, szabadságok, betegségek, illetve egyéb munkaidővel kapcsolatos adminisztráció kezelése.
Magas bevétel
A harmadik lehetőség, ha bevételhez kötöd. Meghatározol egy összeget, mondjuk 500 000 Ft havi bevételt, és amikor azt eléred, akkor elkezded kiszervezni a feladataid egy részét. Ez majd abban is támogat, hogy több ügyfelet vállalj, vagyis nőjön a bevételed.
Mit érdemes először kiszervezned?
Mindenképpen függ a vállalkozásod jellegétől, méretétől, de összegyűjtöttem a leggyakoribb példákat:
E-mail fiók menedzselése
Ha már ott tartasz, hogy naponta 6-12 e-mailed érkezik, megkeresések, ügyfelek, kérdések, és úgy érzed, hogy már nem látod át, nem tudsz időben válaszolni, akkor kérj először ebben segítséget.
Egy jó virtuális asszisztens a megmentőd lesz, és védelmi vonalat képez közötted és az e-mailjeid között. A megadott instrukciók alapján képes lesz előszűrni a beérkező leveleket, nem neked kell rendet teremteni a hírlevelek, árajánlat kérések és egyéb megkeresések között.
Helyette azonnal a feladataidra tudsz koncentrálni, és attól sem kell tartanod, hogy elfelejtesz válaszolni valakinek.
Tartalomgyártás
Ha továbbra is te szeretnéd írni a posztjaidat, mert szívesen foglalkozol velük, akkor is érdemes benne segítséget kérned. Ha megvan a havi témád, akkor kérd meg az asszisztensedet, hogy kutasson neked, és gyűjtse össze a tudnivalókat. Ezzel értékes órákat tudsz megspórolni, és amikor eljön a tartalomgyártás ideje, azonnal az írásra vagy a videózásra tudsz koncentrálni.
Segíthet a cikkeidet, a hanganyagodat vagy a videódat újrahasznosítani, és más formába önteni. Így a mondanivalódat több emberhez tudod eljuttatni. Lehet a blogcikkből hírlevél, a videódból blogcikk vagy rövid videó (Reel-ként vagy TikTok videóként is használhatod), a hanganyag pedig podcastként is megállja a helyét.
Speciális tudást igénylő feladatok
Például hirdetéskezelés vagy a grafikai munkák. A vállalkozásod elején mind a kettővel el fogsz tudni boldogulni, de ha elértél egy szintet, ezeket a feladatokat inkább add át szakembernek.
Eldöntötted, szükséged van segítségre. Már csak az a kérdés, hogy pontosan kire és milyen formában.
Mutatok egy egyszerű módszert a döntés megkönnyítésére.
Kezdő lépésként azt tanácsolom, hogy ülj le egy papírral, tollal, és kezdd el kilistázni vállalkozásodban felmerülő feladatokat. A rendszeresen és az alkalmanként felmerülők is kerüljenek fel.
Miután megvan a listád, karikázd be azokat a feladatokat, amelyeket nem szívesen csinálsz.
Ha olyan vagy mint én, és szereted a szép és áttekinthető összesítéseket, akkor másold át a bekarikázott pontokat egy új, tiszta oldalra.
Ez egy jó kiindulás lesz ahhoz, hogy kiderüljön számodra, mely területeken van szükséged segítségre. A lista alapján el tudod dönteni, hogy:
Milyen szakember segítségére van szükséged: marketinges? szövegíró? virtuális asszisztens?
Milyen formában kell kiszervezned: rendszeres segítség? eseti megbízás? automatizmus beállítása?
Ha elkészültél, de nem vagy benne biztos, hogy mivel kezdj, mit szervezz ki pontosan, akkor jelentkezz be egy díjmentes konzultációra, és segítek rendet teremteni:
