Eljutottál oda, hogy segítségre van szükséged. Meg is teszed a szükséges lépéseket, megkérdezel más vállalkozókat, hogy kit ajánlanak, átfésülöd a Linkedin-t, találsz is szimpatikus jelölteket. Lefoglaljátok az első hívás időpontját. Eddig minden simán megy.
Ám a megbeszélésen szembesülsz azzal, hogy igazából fogalmad sincs, milyen feladatot tudnál átadni, mert hirtelen úgy tűnik, mindenhez kell a te tudásod, jóváhagyásod.
Vajon honnan tudod, hogy érdemes-e egy adott feladatot kiszervezned, vagy a végén úgyis neked kell megcsinálnod? És még fizetned is érte…
Mivel hasonló dilemmával küszködtek a kezdetekben az ügyfeleim, ezért biztos vagyok benne, hogy ez egy általános probléma. Segítségképpen összegyűjtöttem, hogy mik azok a tipikus feladatok, amelyek úgy tűnnek, hogy könnyen kiszervezhetőek, de valójában mégsem. És melyek azok, amelyeket viszont bátran delegálhatsz..
1. Kapcsolattartás az ügyfeleiddel
Itt nem az adatbázis karbantartására, vagy a szerződések kiküldésére gondolok, azokat a feladatokat könnyen át tudod adni. Olyan helyzetekre inkább, amikor például valaki személyesen keresett meg vagy egy közös ismerősötök ajánlott neki. Ha az asszisztensed válaszol neki, akkor az az üzenet mehet át, hogy nem fontos neked az illető.
2. Személyes e-mailek kezelése
Tipikus kiszervezhető feladat az e-mailek előszűrése, nekem is van ügyfelem, akinek ebben segítek. Legyen letisztázva, hogy melyek azok a levelek, amelyekre válaszolhat az asszisztensed és melyek azok, amelyek inkább maradjanak nálad. Minden olyan e-mailt, amelyre nem adható előre megbeszélt sablonválasz jobb, ha te válaszolsz meg. Idővel persze, ahogy az asszisztensed egyre jobban kiismeri magát a vállalkozásodban, fokozatosan nagyobb önállóságot is adhatsz neki.
3. Ügyfélkezelés kialakult rendszer nélkül
Függ attól, hogy mekkora a céged és hány ügyfélről van szó, de az ügyfélkezelést, szerződések, űrlapok kitöltését akkor szabad kiszervezni, ha már van egy kialakult rendszer köztetek az adatok biztonságos megosztására. Ha még nincs, az sem probléma, de akkor annak kialakításával kell a közös munkát kezdeni. Egyrészt a személyes adatok kezelése odafigyelést igényel, másrészt ha minden adatot külön e-mailekben, hiányosan küldözgettek oda-vissza, azzal nő a hibázás esélye, és hatékonyak sem lesztek. Ilyenkor érzi azt az ember, hogy egyedül gyorsabban haladna, pedig csak a folyamatot kell rendbe tenni.
4. Ügyfélpanasz-kezelés
Tudom, ez egy tipikus VA feladat, de csak akkor, ha olyan panaszról van szó, amely egyszerű és/vagy gyakran ismétlődik. Ilyenek például a „hol van a csomagom”, „nem működik a …” típusú kérdések vagy a számlázással kapcsolatos problémák.
Legjobb, ha van ezekhez kidolgozott protokoll vagy sablon (ha ez történik, akkor a válasz az), amit a VA is el tud neked készíteni az inputod alapján.
És persze az is elengedhetetlen, hogy az asszisztensed jól ismerje a terméket/szolgáltatást, amire a panasz érkezik.
Viszont nem szabad átadnod az asszisztensednek, ha a panaszos nagyon csalódott, ha alapvetően volt elégedetlen a szolgáltatással, mert mondjuk azt írja, hogy „Ezért nem vagyok hajlandó fizetni, mert nem azt kaptam, amit ígértél.”
5. Interjúztatás, elbocsátás
Te döntöd el, hogy ki vesz részt a kiválasztási folyamatban, és ha a cég méretéből adódik, hogy nem te interjúztatod az összes jelöltet, az sem probléma. Ha az asszisztensednek van tapasztalata HR-es feladatokban, akár az első körös beszélgetéseket is rábízhatod. Fontos viszont, hogy a jelöltek számára egyértelmű legyen, hogy nem azért vezeti ő az interjút, mert te nem érsz rá, hanem ez tudatos döntés a részetekről. A végső döntést azonban érdemes továbbra is neked meghoznod.
Ha szeretnél személyesen beszélgetni a jelentkezőkkel, akkor az álláshirdetések közzétételében, vagy az önéletrajzok előválogatásában nyugodtan kérd az asszisztensed segítségét.
Dióhéjban: a stratégiai feladatok maradjanak nálad
Tudom, egy ideális világban fel sem merülne, hogy stratégiai szintű feladatok az asszisztens asztalán landoljanak, de az élet és a biznisz már csak olyan, hogy hoz meglepetéseket. Egy kampány kellős közepén, amikor aludni is alig van ideje a vállalkozónak, és az asszisztense egy talpraesett, megbízható támasz, akkor könnyen kerülhet hozzá olyan feladat is, amely egyébként nem az ő hatáskörébe tartozik. Ha egyszer-egyszer meg is történik, azért az ügyfelekkel és partnerekkel való jó kapcsolat érdekében hosszú távon érdemes a határokat tartani.
