Egy virtuális asszisztenssel dolgozni hatalmas könnyebbség lehet, de csak akkor, ha mindkét fél, a megbízó és a megbízott is betartja azokat az íratlan szabályokat, amelyek biztosítják a gördülékeny közös munkát.
A legtöbb vállalkozó szerencsére tisztában van a saját szerepével, de előfordulhatnak helyzetek, amikor néhány félreértést tisztázni kell.
Azért, hogy te biztosan ne kerülj ilyen szituációba, a mai cikkben összegyűjtöttem az 5+1 leggyakoribb hibát, amelyet vállalkozóként elkövethetsz, ha VA-val dolgozol együtt.
1. Nem kommunikáltok rendszeresen
A napi vagy heti egyeztetés célja, hogy mindkét fél számára világos legyen, hogy ki mivel foglalkozik az adott napon/héten/hónapban. Minél több órában dolgozik neked az asszisztensed, annál fontosabb, hogy gyakran beszéljetek.
A rendszeresség mellett azt is fontos tisztázni az együttműködés elején, hogy melyik felületet használjátok a kommunikációra. Ha a feladatok tíz csatornán keresztül összevissza jönnek (e-mailben, viberen, messengeren vagy telefonon), akkor sokkal könnyebb átsiklani egy üzenet felett, és nagyobb az esély a hibázásra is.
2. Hiányzik az őszinte visszajelzés
A jó VA értékeli a visszajelzést, akár pozitív, akár negatív. A cél az, hogy a lehető legjobban támogassa a munkádat, és ehhez fontos tudnia, ha valamin változtatnia kell.
Ha hibát veszel észre, jelezd nyugodtan, és kérd a javítását. Ne vedd ki a kezéből a feladatot, mert így nem lesz lehetősége fejlődni és alkalmazkodni az igényeidhez.
3. Nem delegálsz megfelelően
Sokan érzik úgy, hogy akkor lesz csak valami jól megcsinálva, ha maguk végzik el azt. Így hiába vesznek fel valakit, hogy segítse a munkájukat, nehezen adják ki a feladatokat a kezükből.
Ha nem tudsz teljes folyamatokat átadni, akkor sem kell elzárkóznod a kiszervezéstől, csak kezdd kisebb lépésekkel. Például az e-mailezésnél először a rendszerezést és az archiválást bízd rá az asszisztensedre.
Nálam az onboarding folyamat úgy van felépítve, hogy már az első felfedező hívás alkalmával is olyan kérdéseket teszek fel, amelyből hamar körvonalazódik, hogy hol és miben tudok segíteni.
Egy jó asszisztens segít átnézni a feladataidat, és közösen megtalálhatjátok azokat a területeket, ahol a legnagyobb szükség van rá.
4. Hiányos hozzáférés és jogosultságok
Előfordult velem már olyan, hogy jött egy e-mailt, hogy lenne egy sürgős feladat, és ha tudom, gyorsan csináljam is meg. Hozzáférést azonban nem kaptam a dokumentumhoz, és hiába kértem, addigra már nem volt gép előtt a megbízóm.
Nem mondok azzal újdonságot, hogy az asszisztensed csak akkor tud hatékonyan dolgozni, ha rendelkezik a szükséges információval és hozzáférésekkel. Ha minden apróság miatt várnia kell rád, az időveszteséget és frusztrációt okoz.
5. Korrektség és megbízhatóság
Amint megérkezik a számlád a VA-tól vagy más alvállalkozótól, igyekezz a határidő előtt rendezni, hogy elkerüljétek a kellemetlen helyzeteket. Senkinek sem jó, ha az asszisztensednek kell a kifizetés után futnia. Kellemetlen neki és neked is. Ha valami miatt csúsznál, ami bárkivel előfordulhat, csak jelezd előre, mert a nyílt kommunikáció mindig jobb, mint amikor egy köddé vált partnert kell „üldözni”.
+1. Türelem
Vannak olyan feladatok, amelyeket nem kell túlmagyarázni, egyértelmű, hogy mit vársz el, és olyanok is léteznek, amelyeket nem lehet csak úgy átadni, mert kell a betanítás, magyarázat is. Az is természetes, hogy amíg az új asszisztensed megismeri a folyamataidat és átlátja a rendszereket, többet kérdez. Ez a kis többletmunka a részedről az elején, később kifizetődik, mert utána már tud önállóan is dolgozni.
Ha egy jó virtuális asszisztens támogatja a vállalkozásodat, annak hamar meg fogod látni az előnyeit. Ha pedig ezeket a hibákat elkerülöd, akkor a közös munka sokkal gördülékenyebb lesz, és hatékonyabban tudod majd felhasználni a saját idődet.
Beszéljük meg, neked hogyan tudok segíteni! Foglalj egy ingyenes konzultációt.
