Mitől lesz egy VA valóban jó? Hogyan tudod felismerni, hogy egy igazán megbízható szakemberrel dolgozol együtt?
Az elmúlt években számos vállalkozó felismerte a VA-k alkalmazásának előnyeit, és egyre többen szervezik ki az adminisztratív és egyéb háttérfeladatokat. A nagyobb cégek mellett pedig a kis- és középvállalkozások is nyitottá váltak arra, hogy külső segítséggel támogassák a vállalkozásuk növekedését. Ebből kifolyólag és ezzel párhuzamosan pedig a virtuális asszisztens szakma is dinamikusan növekszik, így ma már rengeteg szakember közül lehet választani.
Ami hozza magával a kérdést: hogyan válassz olyan asszisztenst, akivel a munka szárnyakat kap?
Egy korábbi cikkemben arról írtam, milyen hibákat érdemes elkerülnöd, hogy gördülékenyen menjen a munka a virtuális asszisztenseddel. Most viszont nézzük meg a másik oldalt: mik azok a tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenné tesznek egy VA-t, és amelyek révén valódi támogatást nyújt a vállalkozásod számára?
Lássuk, milyen ismérvei vannak egy igazán jó virtuális asszisztensnek!
1. Proaktív
Arról, hogy jó-e, ha egy asszisztens proaktív, ebben a cikkben írtam már részletesen. Nekem az a tapasztalatom, hogy a megbízók többsége talpraesett támogatót keres, nem várja el a gondolatolvasást – bár nem hátrány –, de szereti, ha nem kell mindent az asszisztense “szájába rágnia”. Egy jó VA a feladatok átadásánál kérdez, kezdeményez, különösen akkor, ha összetett dologról van szó, és tisztában van azzal, hogy a hatékony munkavégzéshez értenie kell a teljes folyamatot, nem csak az adott lépést.
2. Lojális
A megbízók pontosan tudják, hogy egy virtuális asszisztens több ügyféllel is dolgozik. Ennek ellenére, vagyis emellett mégis joggal várják el a teljes elköteleződést, hogy megbízhassanak bennünk, és fel se merüljön, hogy nem támogatjuk a vállalkozásukat 100 százalékosan. Egy jó asszisztens minden ügyfelére egyformán figyel, és soha nem engedi, hogy az egyik megbízás a másik rovására menjen. A partnerek megérzik, ha valaki csak „letudja” a feladatait, és azt is, ha egy VA valóban a vállalkozásuk sikeréért tesz minden nap.
Én pont azért nem vállalok el egyszerre több ügyfelet ugyanabból az iparágból, hogy még a gyanúja se merüljön fel annak, hogy nem vagyok lojális.
3. Ismeri a határait és tartja is hozzájuk magát
Sok mindenkivel előfordult már, én sem vagyok kivétel, hogy a pénz miatt elvállalt olyan feladatot, amely nem igazán illeszkedett a készségeihez vagy érdeklődési köréhez, vagyis nem szívesen csinálja. Egy tapasztalt VA egy idő után már kell, hogy pontosan tudja, mik azok a projektek, amelyeket szívesen elvállal, szeret csinálni, és melyek azok, amelyekbe nem érdemes fejest ugrania. Akkor sem, ha jó pénzt ígér.
Ma már, ha ilyen feladattal találnak meg, akkor inkább kihasználom a kapcsolati hálómat és ajánlok valaki mást a munkára.
4. Rugalmas
Az a képesség, hogy egy virtuális asszisztens könnyedén képes alkalmazkodni a változásokhoz, ugyancsak aranyat ér. Egy kampány, hosszabb projekt alatt sok minden változhat menet közben, így nagyon kedvelt hozzáállás, ha ezeket képes „lekövetni”.
Nem akadályként éli meg, nem sértődik meg, ha hirtelen váltania kell egy új feladatra, vagy ha egy korábbi munkája végül nem kerül felhasználásra, hanem a munkája természetes részének. Elfogadja, hogy ilyen az üzleti világ, alkalmazkodnia kell. Természetesen mindezt amellett, hogy a megfelelő díjazást megkapja az elvégzett munkáért.
5. Folyamatosan tanul
Az nagy előny a megbízó számára, ha a virtuális asszisztense jártas azokban a programokban, amelyeket ő használ. Ha nem, egy jó asszisztens esetében az sem jár hátránnyal, mivel manapság egy videó megnézésével az alapokat bármilyen applikációnál el lehet sajátítani. Ezért egy asszisztens értékét nem az határozza meg, hogy hány programot ismer, hanem hogy milyen gyorsan tanul bele az új rendszerekbe.
6. Kiválóan kommunikál
Ha a feladatok között ügyfelekkel való szóbeli vagy írásbeli kommunikáció is szerepel, akkor az nagyon fontos a megbízó számára, hogy rá merje bízni az asszisztensére a kliensek kezelését. A magabiztos és tiszteletteljes kommunikáció alapvető elvárás, a plusz az, ha mindig a megbízó vállalkozásának megfelelő stílusban és hangnemben szólal meg.
7. Komolyan veszi az adatvédelmet
Az adatbiztonság már régen nem extra szolgáltatás, hanem alapvető felelősség, ami nem merül ki egy bonyolult jogi szövegű adatvédelmi nyilatkozatban. Helyette egy jó VA már alapvetően úgy dolgozik, hogy minimalizálja annak a lehetőségét, hogy bizalmas adatok illetéktelen kezekbe kerüljenek. A mindennapi munka során nem kell nagy dolgokra gondolni, de legyen kétfaktoros bejelentkezés, jelszókezelő, kerülje a nyílt wifi használatát, legyen külön profil minden partnernek és töröljön minden fájlt, adatot, ha egy ügyfelével vége a közös projektnek vagy munkának.
A saját tapasztalatom az, hogy fontos, hogy egy jó asszisztens csak azt vállalja el, amit magabiztosan és magas színvonalon el tud végezni, és folyamatosan képezze is magát. De a szakmai tudás önmagában nem elég. Ha egy virtuális asszisztens vagy alvállalkozó őszinte, józan, az erkölcsi iránytűje rendben van, és hajlandó tanulni, akkor akár a tapasztaltabb versenytársakkal szemben is előnyt élvezhet.
