Sokáig az asszisztensi munka egy támogató, végrehajtói szerepként élt a köztudatban: valaki, aki pontosan elvégzi, amit kérnek tőle. Azonban ez a hozzáállás ma már nem elég. A szakma egyre nagyobb teret nyerő ismertsége, és a mesterséges intelligencia elterjedése miatt már kevés, ha egy asszisztens mindössze végrehajtja a neki szánt feladatokat.
Egyrészt – csak hogy a legismertebbet említsem – ChatGPT segítségével rengeteg klasszikus asszisztensi feladat automatizálható, például: dokumentumok generálása, kivonat készítése, e-mailek, ügyfélszolgálati válaszsablonok megírása, információ gyűjtése és rendszerezése.
Amiért korábban órákat fizettek ki a megbízók, azt ma az AI percek alatt elvégzi.
Nem gondolom, hogy ez azt jelenti, hogy nincs szükség virtuális asszisztensekre, mert a feladatok priorizálásához, az ügyfelek panaszainak empatikus kezeléséhez, és személyre szabott döntések meghozatalához továbbra is kell az emberi gondolkodás és problémamegoldó képesség. Az sem igaz, hogy minden cégvezetőnek olyan asszisztensre van szüksége, aki mindent meg akar reformálni.
Milyen legyen akkor egy asszisztens? Proaktív vagy inkább maradjon meg a biztos végrehajtó szerepnél? Mikor segít, ha javaslatokat tesz, és mikor jobb, ha csendben elvégzi a munkát? Nézzük meg közelebbről, mit jelent ez a két megközelítés, és melyik illik jobban a vállalkozásodhoz.
Mitől proaktív vagy végrehajtó egy VA?
Először tisztázzuk, hogy pontosan mit értek az elnevezések alatt. Egy proaktív VA nemcsak végrehajtja a kért feladatokat, hanem javaslatokat tesz, ötletekkel segíti a munkát, előre gondolkodik, új rendszereket javasol. A megbízója partnere, szorosan együttműködnek.
Akkor lesz segítségedre, ha strukturális változásokat tervezel a vállalkozásodban, szeretnél új rendszereket kidolgozni vagy optimalizálnád a munkafolyamatokat.
Egy végrehajtó VA pontosan az csinálja, amit kérnek tőle, nem tesz hozzá plusz ötleteket. Megbízhatóan, időre elvégzi a rábízott feladatokat, és nem keres alternatív módszereket. Rá van szükséged, ha olyan ismétlődő feladatokat szervezel ki, amelyek nem igényelnek önálló kezdeményezést vagy kreatív gondolkodást. Egy segítő kézre van szükséged, aki precízen és utasítás alapján dolgozik.
A te vállalkozásodhoz melyik virtuális asszisztens illik?
Mind a két hozzáállás hasznos és jó, csak tudni kell, hogy mire van szüksége a vállalkozásodnak. Ahogy minden cég más, úgy az igények is eltérőek, amikor egy VA bevonásáról van szó. Hoztam néhány példát, amelyek segítenek eldönteni, hogy a proaktív vagy a végrehajtó VA illik-e jobban a munkádhoz:
startupod vagy gyorsan növekvő céged van
ha folyamatosan új ügyfelekkel, termékekkel, szolgáltatásokkal bővülsz, és nincs időd minden apró részletet átnézni, akkor egy proaktív VA lesz a legjobb választás. Segít rendszereket (pl.: onboarding rendszer, szerződéskezelés, ajánlatküldés), kidolgozni, önállóan dolgozik, és hatékonyabb folyamatokat tud neked kialakítani.
egyéni, kis- vagy középvállalkozó vagy
ha a stabilitásra törekszel, már kialakult és olajozottan működő rendszereid vannak, és szeretnéd, ha valaki pontosan és precízen fenntartaná őket, akkor egy végrehajtó VA lesz számodra az ideális. Gondoskodik róla, hogy minden határidőre elkészüljön, és nem próbál meg mindent átalakítani.
kreatív szakember, tanácsadó, coach vagy
neked többek között abban hatalmas segítség egy proaktív VA, hogy szerkeszti, átnézi a közösségi média tartalmadat, posztol, akár egyszerűbb grafikákat is elkészít. Az adminisztratív feladatok (számlázás, szerződések előkészítése) mellett a rengeteg időt igénylő online jelenléted kialakításában és fenntartásában tud támogatni.
jogi, pénzügyi, vagy más szabályozott iparágakban működő céged van
ha a precizitás és a pontosság kiemelten fontos, akkor egy olyan asszisztens lesz a megfelelő, aki megbízhatóan követi az előírásokat, pontosan kezeli a dokumentumokat és nem tér el a kijelölt folyamatoktól.
Neked vajon melyik VA-ra van szükséged?
Mielőtt virtuális asszisztenst választasz, érdemes néhány kérdést végiggondolnod:
Szeretnél változtatni a folyamataidon, vagy elégedett vagy a már kialakult rendszerrel?
Ha hatékonyabbá szeretnéd tenni a működésedet és nyitott vagy az új megoldásokra, akkor egy proaktív VA lesz számodra az ideális.
Ha inkább azt szeretnéd, hogy valaki precízen és megbízhatóan fenntartsa a jelenlegi rendszereket, akkor egy végrehajtó VA-ra van szükséged.
Zavar-e, ha az asszisztensed javaslatokat tesz, vagy inkább azt szeretnéd, hogy csendben elvégezze a munkát?
Ha inkább monoton, ismétlődő, időigényes, de kreativitást nem igénylő feladatokat szervezel ki, akkor egy végrehajtó VA-val fogsz jól együttműködni.
Ha fontos számodra, hogy valaki ötletekkel segítsen és előre gondolkodjon, akkor egy proaktív VA lesz a jobb választás.
A legjobb, ha mind a kettő típust megkapod egy személyben
Úgy gondolom, hogy egy asszisztens akkor lesz igazi segítség a megbízója számára, ha felismeri, hogy mikor van szükség arra, hogy javaslatokat tegyen és mikor kell a megszokott módon elvégezni a feladatokat.
Saját tapasztalatom alapján mondom, a legtöbb cég az önállóan dolgozni tudó asszisztenseket szereti, aki megtalálja a munkát, nem kell folyton a körmére nézni, de azért nem gondolja, hogy ő az ügyvezető. Nincs olyan vállalkozás, amelyiknek tisztán csak az egyik vagy csak a másik típusra lenne szüksége.
A vállalkozóknak olyan partnerre van szükségük, aki látja az ügyfele igényeit, segít megoldani a feladatokat, de ha szükségét érzi, akkor javaslatokat tesz a folyamatok optimalizálására. A proaktivitás azt jelenti, hogy a VA jelen van a megbízója vállalkozásában, és személyre vagy feladatra szabottan segíti a cég működését.
Egy jól kiválasztott VA nemcsak időt szabadít fel, hanem a vállalkozásod növekedéséhez is hozzájárul.
Foglalj egy ingyenes konzultációt, és segítek megtalálni a vállalkozásodhoz legjobban illő megoldást!
Időpontfoglalás itt: >>>
