Sokat írtam már arról, hogy milyen előnyei vannak annak, ha kiszervezed a feladataid egy részét, és igénybe veszed egy virtuális asszisztens segítségét.
De pontosan hogyan néz ki ez a folyamat? Mire számíthatsz, ha úgy döntesz, hogy elkezdesz egy VA-val dolgozni?
Mi, virtuális asszisztensek akkor találkozunk az ügyfelekkel, amikor eljutottak egy olyan szintre, hogy muszáj segítséget kapniuk ahhoz, hogy fejlődni tudjanak. Onnan ismerheted fel, hogy te is itt tartasz, ha jellemző rád, hogy:
- (szinte) mindennap dolgozol, de a teendőid listája sosem rövidül,
- elérted azt a bevételi szintet, ami lehetővé teszi a delegálást vagy
- ha az estéidet az ügyfélmunkák mellett a számlák kiállítása, e-mailezés, az online kommunikációd elkészítése teszi ki.
Ha úgy látod, hogy egyedül már jó időbeosztás mellett sem vagy képes megfelelően haladni a munkáddal, vagy nem tudsz fejlődni, akkor nálad is eljött az idő arra, hogy segítséget kérj.
Egy korábbi írásomban összegyűjtöttem a leggyakoribb kérdésekre a választ, ha még nem dolgoztál virtuális asszisztenssel, akkor érdemes elolvasnod.
Ebben a cikkben pedig megmutatom, hogyan kezdhetsz el hatékonyan együtt dolgozni egy VA-val, hogyan válhat támogató partnerré a vállalkozásodban, és milyen fázisai vannak a sikeres közös munka elindításának.
Első lépés: ingyenes felfedező hívás
Minden sikeres kapcsolat a kompatibilitásra és a közös értékekre alapul, nincs ez másként professzionális együttműködések esetében sem. Ezért először egy ingyenes konzultáció, egy kötetlen beszélgetés keretében átbeszéljük, hogy hol milyen kihívásokkal küzdesz, hogy néz ki egy munkanapod és hol érzed a legnagyobb lemaradást a vállalkozásod működésében. Milyen feladatokat szeretsz csinálni, melyeket kevésbé. Ennek a célja, hogy kiderüljön, milyen teendők átvállalása lenne számodra a legnagyobb segítség.
A beszélgetés végére már körvonalazódik egy együttműködési terv, amely alapján eldöntheted, hogy szeretnéd-e folytatni a közös munkát.
Ez a megbeszélés kötelezettségmentes, mert először látnunk kell, hogy én vagyok-e a megfelelő segítség a céged számára.
Második lépés: feladatok átbeszélése
Ha úgy döntesz, hogy belevágsz, a következő lépés a konkrét feladatok meghatározása. Erre azért van szükség, hogy lássam, mennyi munkát szeretnél kiszervezni, és ez mennyi időt vesz igénybe. Ilyenkor tisztázzuk a feladatok listáját, a határidőket, a kapcsolattartás gyakoriságát és módját.
Már ebben fázisban segítek rendszerezni a munkafolyamatokat, hogy minden átlátható és gördülékeny legyen.
Harmadik lépés: szerződéskötés
A megbeszéltek alapján kiválasztjuk, hogy melyik csomagba fér bele az általad kért munkamennyiség. Ajánlatomat a különböző igények figyelembevételével alakítottam ki.
Start csomag: havi 5 órát tartalmaz, amelyet hétköznapokon szabadon felhasználhatsz. Válaszd ezt, ha havonta 10-nél kevesebb szerződésed van, vagy ha az e-mailjeid rendszerezéséhez keresel segítséget.
Próba csomag: havi 10 szabadon felhasználható órát tartalmaz, heti 2-2,5 órányi támogatással. Ebbe belefér például a számlázás és a könyvelőnek szükséges anyagok összeállítása.
Kezdő csomag: napi egy óra rendelkezésre állást biztosít, ami havi 20 szabadon felhasználható órát jelent. Ideális, ha rendszeresen szeretnéd kiszervezni az adminisztrációs feladataidat. Mivel minden nap elérhető vagyok egy órára, ad hoc feladatok átvételére is van lehetőség.
Haladó csomag: napi 2 órányi támogatást nyújt, összesen havi 40 órában. Minden nap elérhető vagyok számodra, így ez a csomag is biztosítja, hogy a váratlanul felmerülő feladatokkal is hamar tudok foglalkozni. Akkor is jó választás, ha a vállalkozásod teljes asszisztenciáját egy kézben szeretnéd tudni.
Ha egyik csomag sem felel meg pontosan az igényeidnek, ebben az esetben egyedi megoldást keresünk, személyre szabott ajánlatot állítok össze.
Miután megegyeztünk a feltételekben, írásban is rögzítjük azokat, és aláírjuk a szerződést.
Negyedik lépés: indul a közös munka
Miközben beletanulok a rendszerekbe és a folyamataidba, valamint beilleszkedem a vállalkozásod működésébe, már folyamatosan veszem át a feladatokat is tőled.
Ebben a kezdeti időszakban – és később is persze – nagyon fontos a kommunikáció, hogy minden munkát úgy végezzek el, hogy elégedett légy vele.
Ilyenkor finomhangolhatjuk a munkafolyamatokat, hogy az együttműködés mindkettőnk számára hatékony legyen.
Egy VA legnagyobb előnye, hogy folyamatosan alkalmazkodik a céged igényeidhez, így könnyen bővítheted vagy szűkítheted a kiszervezni kívánt feladatok listáját.
Ha úgy érzed, hogy a növekedéshez már külső segítségre van szükséged, akkor keress meg bátran, beszéljük át a részleteket!
