Tavaly a szakmai évet egy vállalkozók számára szervezett karácsonyi vacsorával zártam. A koccintások és ünnepi falatok mellett a beszélgetés természetesen hamar a munkára terelődött, és ismét előkerült az elmaradhatatlan kérdés:
„Mit is csinál pontosan egy virtuális asszisztens?”
Bár a szakma egyre ismertebb, még a vállalkozók körében is sok a bizonytalanság arról, hogy mit takar valójában a munkakör.
Ez a cikk éppen ezért született: hogy válaszoljak a leggyakoribb kérdésekre a munkámmal kapcsolatban, és segítsek eldönteni, mikor és miben lehet hasznos számodra egy online asszisztens.
A fentebb feltett kérdésre a választ már korábban, ebben a cikkben is megválaszoltam, de összegzem itt is, hogy mivel foglalkozik egy virtuális asszisztens.
A virtuális asszisztens, rövidítve VA, egy olyan szakember, aki adminisztratív, szervezési, vagy a szaktudása alapján más feladatok átvállalásával segíti a vállalkozásokat. Rugalmasan az ügyfelei igényeire tudja szabni az együttműködés módját, így rövid és hosszú távon is dolgozhat együtt a megbízójával. Egy olyan asszisztens, aki nem alkalmazottként, hanem külsős alvállalkozóként támogatja a cégeket és vállalkozásokat. Ezért az ügyfeleinek egyenrangú partnere, nincs köztük alá- és fölérendeltségi viszony.
Miért nevezik „virtuális” asszisztensnek?
Virtuális, mert a munkáját személyes jelenlét nélkül, online el tudja látni. Ha kivitelezhető, akkor persze nincs akadálya annak sem, hogy személyesen is találkozzon a megbízó és a megbízott.
Volt egy olyan ügyfelem, aki ugyanabban a városban dolgozott ahol én, ezért hetente egy délelőttöt az ő irodájában töltöttem. Így az archiválást és a dokumentumok rendszerezését is át tudtam vállalni tőle.
Milyen vállalkozásoknak érdemes VA-t alkalmazni?
Jellemzően olyan cégek keresnek rugalmas, projekt alapon vagy órabérben dolgozó asszisztenst, akik nem igényelnek egy teljes munkaidős alkalmazottat, de szükségük van adminisztratív támogatásra. Például, van egy autókereskedő ügyfelem, akinek napi 2 órában a teljes adminisztrációját el tudom látni.
Olyan szabadúszók, akik csak néhány feladatot szeretnének kiszervezni. A számlázás, és a könyvelőnek a kért anyagok összeállítása tipikusan egy ilyen feladat.
Kis- és középvállalkozók, akik szeretnének fejlődni, szintet lépni, de ehhez néhány feladatot le kell adniuk, hogy ismét legyen szabad kapacitásuk az olyan teendőkre, amelyek valóban előreviszik a vállalkozásukat.
MIlyen jogviszony van a vállalkozó és a VA között?
A VA-k, így én is, jellemzően egyéni vállalkozóként dolgoznak, szerződés alapján. Az együttműködés tarthat csak egy projekt idejére, de akár folyamatos munkavégzésről is szólhat.
Megegyezés szerint, rendszeres időközönként számlát állítanak ki az elvégzett munkáról, amelyet egyébként a megbízó költségként el tud számolni.
MIvel az ügyfeleimmel hosszú távon, folyamatosan dolgozunk együtt, így minden hónap végén elküldöm a ledolgozott órákról az összesítést jóváhagyásra, majd kiállítom a számlát.
Hány vállalkozással dolgozik egyszerre együtt egy VA?
Ezt minden virtuális asszisztens maga döntheti el, a szabad kapacitásától függően. Függ attól, hogy hány órában szeretne dolgozni. Van aki hétvégén is dolgozik, olyanok is, akik csak a gyerekek óvodában, iskolában töltött ideje alatt.
Én jellemzően két-három „nagyobb” és 4-5 „kisebb” ügyféllel dolgozom együtt.
Milyen feladatokat lát el egy VA?
Ahogy a megnevezés – virtuális asszisztens – is mutatja, a munkánk alapvetően asszisztensi teendőkre terjed ki. Ami rengeteg feladatot foglalhat magába, többek között:
e-mailek kezelése: a megbízó kérése alapján a levelek feldolgozása, szükség esetén megválaszolása; a nem fontos üzenetek archiválása, valamint a releváns levelek kiválogatása, amelyekkel a megbízónak kell foglalkoznia.
naptárak karbantartása, azaz időpontok, találkozók, meetingek számontartása.
adminisztráció (csak pár példát kiemelve): dokumentumok rendszerezése, archiválása, szerződések előkészítése, elküldése, alkalmazottak papírjainak intézése.
ügyfélkérdések megválaszolása, panaszok kezelése.
közösségi médiával és kommunikációval kapcsolatos feladatok, mint például posztok, videók szerkesztése, időzítése, Facebook csoportok admin feladatainak ellátása.
Ha egy asszisztens szaktudással rendelkezik egy-egy területen, akkor át tud venni más feladatokat is, segíthet marketing kampányok kivitelezésében vagy grafikai munkákban is akár.
Milyen előnyökkel jár egy VA alkalmazása?
Úgy gondolom, hogy a vállalkozás mérete, a feladatok mennyisége és jellege határozza meg, hogy egy cégnek állandó alkalmazottként dolgozó vagy külsős alvállalkozóként működő asszisztensre van szüksége.
Mindkét megoldás célja, hogy tehermentesítse az ügyfelet, lehetővé téve a stratégiai vagy kreatív teendőkre való fókuszálást. Mind a két opciónak megvannak az előnyei és a hátrányai is.
Az alkalmazottként foglalkoztatott asszisztens egyik nagy előnye, hogy azonnal rendelkezésre áll, amikor szükség van rá, viszont a bérköltségei és egyéb járulékos kiadásai jelentős terhet róhatnak a vállalkozásra. Ezzel szemben egy virtuális asszisztens nem minden esetben tud azonnal segíteni, mert több ügyféllel is dolgozik, de neki csak az elvégzett munkáért kell fizetni, nincs szükség szabadságok vagy egyéb alkalmazotti juttatások fedezésére. Ráadásul a VA a saját eszközeit használja – például laptopot, telefont, nyomtatót, szoftvereket –, így ezek beszerzése sem terheli a megbízót.
Emellett a vállalkozás igényeihez lehet igazítani, hogy hány órányi munkát szeretne igénybe venni. A VA kapacitásától függően ezt lehet bővíteni és szűkíteni is.
Hogyan találjunk jó VA-t?
Ebben a témában írtam egy cikket korábban, itt el tudod olvasni.
Érdemes megnézni a referenciáit, akár megkérdezni más vállalkozótársakat, hogy kit ajánlanak. Adj át először kisebb feladatokat, hogy teszteld az együttműködést, és fontos az is, hogy kommunikáld egyértelműen az elvárásaidat.
A személyes tapasztalatom az, hogy az ügyfeleim mind gyorsan megérezték a közös munka előnyeit. Nemcsak időt szabadítottam fel számukra, hanem valódi partnerként támogattam őket, megoszthatták a vállalkozásukkal kapcsolatos kérdéseiket és dilemmáikat. Mivel a kiszervezés megkönnyítése érdekében közösen kidolgoztuk a folyamatokat, így a vállalkozásuk átláthatóbbá és hatékonyabbá vált.
Ha úgy ítéled meg, eljött az ideje, hogy kiszervezd a teendőid egy részét, ne halogasd. Egy megfelelően kiválasztott virtuális asszisztenssel már néhány hét alatt érezhetően javulni fog a vállalkozásod működése.
Jelentkezz be egy felfedező hívásra, és nézzük meg, hogyan tudok hozzájárulni a vállalkozásod növekedéséhez!
