Mivel a virtuális asszisztensek vállalkozóként dolgoznak, ezért az átlátható rendszer és a pontos elszámolás nekik ugyanolyan fontos, mint a megbízójuk számára. Így tudnak tervezni, és ez az alapja a hosszú távú, sikeres együttműködésnek.
Ebben a cikkben összegyűjtöttem, hogy mire figyelj a szerződéskötésnél, milyen kérdésekre kell választ kapnod ahhoz, hogy egy olyan rendszert alakítsatok ki az asszisztenseddel, amelyben nincsenek meglepetések.
Milyen ármodellek léteznek?
Ahány VA, annyi szokás de jellemzően négy konstrukcióban dolgoznak.
- Óradíj alapú elszámolás, egy időmérő app segítségével méri az asszisztens, hogy pontosan hány órát dolgozott az adott hónapban, és arról állít ki számlát.
- Előre megvásárolt csomagajánlat, amely meghatározott számú órát tartalmaz. A fel nem használt órák általában nem vihetők át a következő hónapra, viszont lényegesen kevesebbre jön így ki az óradíj.
- Projektalapú elszámolás, ezek értelemszerűen egy-egy konkrét feladatra, kampányra vagy projektre szóló megbízások, fix összegért.
- Fix havi összeg: előre meghatározott havidíjért dolgozik az asszisztens, amely összege a feladatmennyiség átlagára épül. Így van, hogy az egyik hónapban a vállalkozó „jobban jár”, mert több munka fér bele ugyanabba az árba, máskor pedig kevesebb feladatnál is ugyanannyit fizet.
Jelenleg Magyarországon egy adminisztratív virtuális asszisztens tapasztalattól függően, nagyjából 4500-7000 forintos óradíjért dolgozik. Speciális tudást igénylő feladatok (például: Excel-guruk, nyelvtudás) vagy sürgős munka, hétvégi munka magasabb óradíjon kerül elszámolásra. Sok VA – ahogy én is – nem csak egy ármodellel dolgozik. Az ügyfél igényéhez alkalmazkodunk: valakinek a csomagajánlat éri meg jobban, másnak az óradíj felel meg.
Tesztidőszak vagy próbaidő?
Vannak olyan asszisztensek, akik egy ún. tesztidőszakot kínálnak az új ügyfeleknek. Amíg beletanul a feladatokba, alacsonyabb óradíjat számol fel. Bizalomépítés a célja, de én nem támogatom. Egyrészt a betanulási időszak is ugyanolyan munkát jelent egy online asszisztens számára, sőt ilyenkor kell mindent megtanulnia, megszoknia. Másrészt a megbízói oldalról sem kellemes, ha egy-két hónap múlva megemelkedik az óradíj, és ugyanazért a szolgáltatásért többet kell fizetni.
Ehelyett próbaidőt szoktam javasolni, amikor megnézzük az első hónapban, hogy mennyire tudunk együttműködni. Szabadon dönthetünk arról, ha valamiért mégsem szeretnénk együtt dolgozni. Így te ügyfélként sem kockáztatsz, nem kötöd le magad hónapokra, én pedig asszisztensként a megfelelő díjazásért dolgozom.
Kiszámíthatónak tűnik mind a négy rendszer, mégis, sokszor nem világos, pontosan mi tartozik bele az előre meghatározott díjba, és mikor számít egy feladat „plusznak”. A közös munka akkor lesz sikeres, ha a kommunikációtól kezdve a munkafolyamatokig minden egyes fázis átlátható és kiszámítható. Ha előre tisztázott, mi tartozik bele a csomagba, fix költségbe, óradíjba, és mikor van felár.
Erre figyelj, hogy ne érjenek meglepetések
A szerződéskötés előtt tisztázzátok a következőket:
- Milyen ármodellel dolgozik a VA? (óradíj, projekt, csomag vagy fix költség)
Ha pontosan és részletesen átbeszélitek, hogy milyen feladatokat szeretnél kiszervezni, akkor könnyen meg tudjátok határozni, hogy melyik rendszer a legkedvezőbb a számodra. Az asszisztensek többsége rugalmasan tud alkalmazkodni a megbízó igényeihez, ezért az is lehet, hogy először órabéres rendszerrel indultok, majd időközben váltasz egy kedvezőbb csomagra, ahogy egyre több feladatot adsz át. A lényeg, hogy mindig tudd, hogy milyen felállásban dolgoztok és miért az a legjobb a számodra.
- Mit tartalmaz a megbeszélt ár?
Legyen világos, hogy mire szerződtök, és melyek azok, amelyek már nem tartoznak az alap feladatok közé. Ez inkább a fix havidíjas megoldás esetében merülhet fel, mint probléma, ha a feladatmennyiség minden hónapban több, mint amiben megegyeztetek. Ebben az esetben újra kell tárgyalni a feltételeket.
- Határidők és válaszidő
Mikor dolgozik az asszisztens, milyen határidővel, és milyen gyorsan válaszol a kér(d)éseidre. Mivel a virtuális asszisztensek több ügyféllel is dolgoznak, ezért nem mindig megoldható, hogy azonnal reagáljanak egy-egy megkeresésre vagy újabb feladatra. Beszéljétek meg, hogy milyen válaszidővel dolgozik, hogy tudj vele tervezni. Abban az esetben, ha az ügyfelemnek rendszeresen sürgős feladatai vannak, egy olyan csomagot szoktam ajánlani, amelyben benne van a napi egy vagy két óra rendelkezésre állás. Így számíthat rám, mert azonnal tudok reagálni a kérdéseire.
- Elszámolás
Tisztázzátok le, hogy milyen időmérő eszközt, projektmenedzsment szoftvert, heti vagy havi riportot alkalmaztok arra, hogy a neked végzett munka pontosan el legyen számolva. Így látod majd világosan, hogy mikor és miért fizetsz.
Egy jó VA-val való együttműködés onnan ismerszik meg, hogy mindig pontosan tudod, hogy mire és mennyit fizetsz. Nincsenek meglepetések, rejtett költségek.
Ha átlátod a díjazási rendszert és tisztán lefektetitek a szabályokat, akkor a VA valóban időt és pénzt spórol neked, nem pedig újabb bizonytalanságot hoz az életedbe.
Ha szeretnél bevonni egy asszisztenst a munkádba, akkor vedd végig vele ezeket a szempontokat a szerződéskötés előtt, és kezdd felkészülten a közös munkát.
